DEAFINITY TEKNOLOJI TICARET LTD. STI KISISEL VERI SAKLAMA VE IMHA POLITIKASI

1. IMHA POLITIKASI'NIN NITELIGI VE AMACI

1.1.GIRIS

Isbu imha politikasi veri sorumlusu sifatiyla elimizde bulundurdugumuz kisisel verilerin 6698 sayili Kisisel Verilerin Korunmasi Kanunu ve sair mevzuati uyarinca kisisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine iliskin Deafinity Teknoloji Ticaret Ltd. Sti tarafindan uygulanacak usul ve esaslarin belirlenmesi amaciyla hazirlanmistir.

Bu kapsamda, çalisanlarimizin, çalisan adaylarimizin, müsterilerimizin ve herhangi bir nedenle Deafinity Teknoloji Ticaret Ltd. Sti nezdinde kisisel verisi bulunan tüm gerçek kisilerin kisisel verileri Kisisel Verilerin Islenmesi ve Korunmasi Politikasi ve isbu Kisisel Veri Saklama ve Imha Politikasi çerçevesinde kanunlara uygun olarak yönetilmektedir.

1.2. TANIMLAR

Dogrudan tanimlayicilar: Tek baslarina, iliski içinde olduklari kisiyi dogrudan açiga çikaran, ifsa eden ve ayirt edilebilir kilan tanimlayicilari,

Dolayli tanimlayicilar: Diger tanimlayicilar ile bir araya gelerek iliski içinde olduklari kisiyi açiga çikaran, ifsa eden ve ayirt edilebilir kilan tanimlayicilari,

Ilgili kisi: Kisisel verisi islenen gerçek kisiyi,

Imha: Kisisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini,

Kanun: 07.04.2016 tarih ve 29677 sayili Resmi Gazetede yayimlanan 6698 sayili Kisisel Verilerin Korunmasi Kanununu,

Yönetmelik: 28.10.2017 tarihli ve 30224 sayili Resmi Gazetede yayimlanan Kisisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkinda Yönetmeligini

Kurul: Kisisel Verileri Koruma Kurulunu

Kayit ortami: Tamamen veya kismen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayit sisteminin parçasi olmak kaydiyla otomatik olmayan yollarla islenen kisisel verilerin bulundugu her türlü ortami,

Kisisel Verilerin Islenmesi ve Korunmasi Politikasi: Deafinity Teknoloji Ticaret Ltd. Sti elinde bulunan kisisel verilerin yönetilmesine iliskin usul ve esaslari belirleyen politikayi,

Veri kayit sistemi: Kisisel verilerin belirli kriterlere göre yapilandirilarak islendigi kayit sistemini, ifade eder.

2. ORTAMLAR VE GÜVENLIK TEDBIRLERI

2.1. KISISEL VERILERIN SAKLANDIGI ORTAMLAR

Deafinity Teknoloji Ticaret Ltd. Sti nezdinde saklanan kisisel veriler, ilgili verinin niteligine ve hukuki yükümlülüklerimize uygun bir kayit ortaminda tutulur.

Kisisel verilerin saklanmasi için kullanilan kayit ortamlari genel itibariyle asagida sayilanlardir. Ancak, bir kisim veriler sahip olduklari özel nitelikler ya da hukuki yükümlülüklerimiz nedeniyle burada gösterilen ortamlardan farkli bir ortamda tutulabilir. Deafinity Teknoloji Ticaret Ltd. Sti her halde veri sorumlusu sifatiyla hareket etmekte ve kisisel verileri Kanun’a, Kisisel Verilerin Islenmesi ve Korunmasi Politikasi’na ve isbu Kisisel Veri Saklama ve Imha Politikasi’na uygun olarak islemek ve korumaktadir.

a) Matbu ortamlar: Verilerin kâgit ya da mikrofilmler üzerine basilarak tutuldugu ortamlardir.

b) Yerel dijital ortamlar: Deafinity Teknoloji Ticaret Ltd. Sti bünyesinde yer alan sunucular, sabit ya da tasinabilir diskler, optik diskler gibi sair dijital ortamlardir.

c) Bulut ortamlar Deafinity Teknoloji Ticaret Ltd. Sti bünyesinde yer almamakla birlikte, sirketin kullaniminda olan, kriptografik yöntemlerle sifrelenmis internet tabanli sistemlerin kullanildigi ortamlardir.

2.2. ORTAMLARIN GÜVENLIGININ SAGLANMASI

Deafinity Teknoloji Ticaret Ltd. Sti, kisisel verilerin güvenli bir sekilde saklanmasi ile hukuka aykiri olarak islenmesi ve erisilmesinin önlenmesi için ilgili kisisel veri ile tutuldugu ortamin niteliklerine uygun olarak gerekli tüm teknik ve idari tedbirleri almaktadir.

Isbu tedbirler, bunlarla kisitli olmamak üzere, ilgili kisisel verinin ve tutuldugu ortamin niteligine uygun düstügü ölçüde asagidaki idari ve teknik tedbirleri kapsar.

Kisisel verilerin tutuldugu ortamlarda yalnizca teknolojik gelismelere uygun güncel ve güvenli sistemler kullanilmaktadir.

Kisisel verilerin tutuldugu ortamlarda veriye erisim kisitlanarak yalnizca yetkili kisilerin kisisel verinin saklanma amaci ile sinirli olarak bu verilere erismesine izin verilmekte ve tüm erisimler kayit altina alinmaktadir.

Deafinity Teknoloji Ticaret Ltd. Sti bünyesinde kisisel verilerin tutuldugu ortamlarin güvenligini saglamak üzere yeterli teknik personel bulundurmaktadir.

Idari ve Hukuki Tedbirler;

Deafinity Teknoloji Ticaret Ltd. Sti, kisisel verilerin saklandigi tüm ortamlarin ilgili verinin ve verinin tutuldugu ortamin niteliklerine uygun olarak asagidaki idari ve hukuki tedbirleri almaktadir:

Kisisel verilere erisimi olan tüm Deafinity Teknoloji Ticaret Ltd. Sti çalisanlarinin bilgi güvenligi, kisisel veriler ve özel hayatin gizliligi konularinda farkindaliklarinin artirilmasi ve bilinçlendirilmesi için çalismalar yapilmaktadir.

Bilgi güvenligi, özel hayatin gizliligi ve kisisel verilerin korunmasi alanindaki gelismeleri takip etmek ve gerekli aksiyonlari almak üzere hukuki ve teknik danismanlik hizmeti alinmaktadir.

Kisisel verilerin teknik ya da hukuki gereklilikler nedeniyle üçüncü kisilere aktarilmasi halinde ilgili üçüncü kisilerle kisisel verilerin korunmasi amaciyla protokoller imzalanmakta, ilgili üçüncü kisilerin bu protokollerdeki yükümlülüklerine uymasi için gerekli tüm özen gösterilmektedir.

Deafinity Teknoloji Ticaret Ltd. Sti, Kanun’un 12’nci maddesi uyarinca Kanun hükümlerinin ve isbu Kisisel Veri Saklama ve Imha Politikasi ile Kisisel Verilerin Islenmesi ve Korunmasi Politikasi hükümlerinin uygulanmasina iliskin sirket içi ve sirket disi denetimler yapmaktadir.

Sirket içi ve sirket disi denetimler sonucunda bu hükümlerin uygulanmasina iliskin eksiklik ya da kusurlarin tespit edilmesi halinde bu eksiklik ya da kusurlar derhal giderilir.

Denetim sirasinda ya da sair bir sekilde Deafinity Teknoloji Ticaret Ltd. Sti sorumlulugunda bulunan kisisel verilerin kanuni olmayan yollarla baskalari tarafindan elde edildiginin anlasilmasi hâlinde, Deafinity Teknoloji Ticaret Ltd. Sti bu durumu en kisa sürede ilgilisine ve Kurula bildirir.

Sirket içi yerel sunucularin (local server) bulundugu alanlara/odalara fiziksel erisim sinirlandirilmis olup; yetkisiz girisleri engelleyecek güvenlik önlemleri alinmakta ve verilerin barindirildigi donanimlar çevresel tehditlere (yangin, su baskini vb.) karsi fiziksel olarak korunmaktadir.

3. KISISEL VERILERIN IMHASI

3.1. SAKLAMA VE IMHA NEDENLERI

3.1.1. Saklama Nedenleri

Deafinity Teknoloji Ticaret Ltd. Sti bünyesinde tutulan kisisel veriler Kanun ve Kisisel Verilerin Korunmasi ve Islenmesi Politikamiz uyarinca, politikada belirtilen amaç ve nedenlerle saklanmaktadir.

3.1.2. Imha Nedenleri

Deafinity Teknoloji Ticaret Ltd. Sti bünyesinde bulunan kisisel veriler ilgili kisinin talebi halinde ya da Kanun’un 5’inci ve 6’nci maddelerinde sayilan nedenlerin ortadan kalkmasi halinde resen isbu imha politikasi uyarinca silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Kanun’un 5’inci ve 6’nci maddelerinde sayilan nedenler asagidakilerden ibarettir:

Kanunlarda açikça öngörülmesi.

Fiili imkânsizlik nedeniyle rizasini açiklayamayacak durumda bulunan veya rizasina hukuki geçerlilik taninmayan kisinin kendisinin ya da bir baskasinin hayati veya beden bütünlügünün korunmasi için zorunlu olmasi.

Bir sözlesmenin kurulmasi veya ifasiyla dogrudan dogruya ilgili olmasi kaydiyla, sözlesmenin taraflarina ait kisisel verilerin islenmesinin gerekli olmasi.

Veri sorumlusunun hukuki yükümlülügünü yerine getirebilmesi için zorunlu olmasi.

Ilgili kisinin kendisi tarafindan alenilestirilmis olmasi.

Bir hakkin tesisi, kullanilmasi veya korunmasi için veri islemenin zorunlu olmasi.

Ilgili kisinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydiyla, veri sorumlusunun mesru menfaatleri için veri islenmesinin zorunlu olmasi.

3.2. IMHA YÖNTEMLERI

Deafinity Teknoloji Ticaret Ltd. Sti, Kanuna ve sair mevzuati ile Kisisel Verilerin Islenmesi ve Korunmasi Politikasina uygun olarak sakladigi kisisel verileri, verilerin islenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkmasi hâlinde ilgili kisinin talebi dogrultusunda ya da isbu Kisisel Veri Saklama ve Imha Politikasinda belirtilen süreler içinde re’sen siler, yok eder veya anonim hale getirir.

Deafinity Teknoloji Ticaret Ltd. Sti tarafindan en çok kullanilan silme, yok etme ve anonim hale getirme teknikleri asagida siralanmaktadir:

3.2.1. Silme Yöntem?leri

Matbu Ortamda Tutulan Kisisel Veriler Için Silme Yöntemleri

Karartma:

Matbu ortamda bulunan kisisel veriler karartma yöntemi kullanilarak silinir. Karartma islemi, ilgili evrak üzerindeki kisisel verilerin, mümkün olan durumlarda kesilmesi, mümkün olmayan durumlarda ise geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak sekilde sabit mürekkep kullanilarak görünemez hale getirilmesi seklinde yapilir.

Bulut ve Yerel Dijital Ortamda Tutulan Kisisel Veriler Için Silme Yöntemleri

Yazilimdan güvenli olarak silme:

Bulut ortamda ya da yerel dijital ortamlarda tutulan kisisel veriler bir daha kurtarilamayacak sekilde dijital komutla silinir. Bu sekilde silinen verilere tekrar ulasilamaz.

3.2.2. Yok Etme Yöntemleri

Matbu Ortamda Tutulan Kisisel Veriler Için Yok Etme Yöntemleri

Fiziksel yok etme:

Matbu ortamda tutulan belgeler evrak imha makineleri ile tekrar bir araya getirilemeyecek sekilde yok edilir.

Yerel Dijital Ortamda Tutulan Kisisel Veriler Için Yok Etme Yöntemleri

Fiziksel yok etme:

Kisisel veri barindiran optik ve manyetik medyanin eritilmesi, yakilmasi veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi islemidir. Optik veya manyetik medyayi eritmek, yakmak, toz haline getirmek ya da bir metal ögütücüden geçirmek gibi islemlerle verilerin erisilmez kilinmasi saglanir.

De-manyetize etme (degauss):

Manyetik medyanin yüksek manyetik alana maruz birakilmasi ile üzerindeki verilerin okunamaz biçimde bozulmasi islemidir.

Üzerine yazma:

Manyetik medya ve yeniden yazilabilir optik medya üzerine en az yedi kez 0 ve 1’lerden olusan rastgele veriler yazilarak eski verinin okunmasinin ve kurtarilmasinin önüne geçilir.

Bulut Ortamda Tutulan Kisisel Veriler Için Yok Etme Yöntemleri

Yazilimdan güvenli olarak silme:

Bulut ortamda tutulan kisisel veriler bir daha kurtarilamayacak sekilde dijital komutla silinir ve bulut bilisim hizmet iliskisi sona erdiginde kisisel verileri kullanilir hale getirmek için gerekli sifreleme anahtarlarinin tüm kopyalari yok edilir. Bu sekilde silinen verilere tekrar ulasilamaz.

3.2.3. Anonimlestirme Yöntemleri

Anonimlestirme, kisisel verilerin baska verilerle eslestirilerek dahi hiçbir surette kimligi belirli veya belirlenebilir bir gerçek kisiyle iliskilendirilemeyecek hâle getirilmesidir.

Degiskenleri çikarma

Ilgili kisiye ait kisisel verilerin içerisinde yer alan ve ilgili kisiyi herhangi bir sekilde tespit etmeye yarayacak dogrudan tanimlayicilarin bir ya da birkaçinin çikarilmasidir.

Bu yöntem kisisel verinin anonim hale getirilmesi için kullanilabilecegi gibi, kisisel veri içerisinde veri isleme amacina uygun düsmeyen bilgilerin bulunmasi halinde bu bilgilerin silinmesi amaciyla da kullanilabilir.

Bölgesel gizleme

Kisisel verilerin toplu olarak anonim sekilde bulundugu veri tablosu içinde istisna durumda olan veriye iliskin ayirt edici nitelikte olabilecek bilgilerin silinmesi islemidir.

Genellestirme

Birçok kisiye ait kisisel verinin bir araya getirilip, ayirt edici bilgileri kaldirilarak istatistiki veri haline getirilmesi islemidir.

Alt ve üst sinir kodlama / Global kodlama

Belli bir degisken için o degiskene ait araliklar tanimlanarak kategorilendirilir. Degisken sayisal bir deger içermiyorsa bu halde degisken içindeki birbirine yakin veriler kategorilendirilir.

Ayni kategori içinde kalan degerler birlestirilir.

Mikro birlestirilme

Bu yöntem ile veri kümesindeki bütün kayitlar öncelikle anlamli bir siraya göre dizilip sonrasinda bütün küme belirli bir sayida alt kümelere ayrilir. Daha sonra her alt kümenin belirlenen degiskene ait degerinin ortalamasi alinarak alt kümenin o degiskenine ait degeri ortalama deger ile degistirilir. Bu sayede veri içerisinde bulunan dolayli tanimlayicilar bozulmus olacagindan, verinin ilgili kisiyle iliskilendirilmesi zorlastirilir.

Veri karma ve bozma

Kisisel veri içerisindeki dogrudan ya da dolayli tanimlayicilar baska degerlerle karistirilarak ya da bozularak ilgili kisi ile iliskisi koparilir ve tanimlayici niteliklerini kaybetmeleri saglanir.

Deafinity Teknoloji Ticaret Ltd. Sti, kisisel verilerin anonim hale getirilmesi için ilgili verinin niteligine göre bu sayilan anonimlestirme yöntemlerinden bir ya da birkaçini kullanir.

3.3. SAKLAMA VE IMHA SÜRELERI

3.3.1. Saklama Süreleri

Deafinity Teknoloji Ticaret Ltd. Sti’nin islemis oldugu kisisel veriler ile ilgili bilgiler sirketin veri envanterinde ve Kisisel Verilerin Korunmasi ve Islenmesi Politikasinda belirtilen usuller dogrultusunda hukuka ve dürüstlük kuralina uygun, veri isleme amaçlari dogrultusunda genel ve özel nitelikteki kanunlarda tanimlanan süreler dogrultusunda saklanmaktadir.

3.3.2. Imha Süreleri

Deafinity Teknoloji Ticaret Ltd. Sti, Kanun, ilgili mevzuat, Kisisel Verilerin Islenmesi ve Korunmasi Politikasi ve isbu Kisisel Verileri Saklama ve Imha Politikasi uyarinca sorumlu oldugu kisisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülügünün ortaya çiktigi tarihi takip eden ilk periyodik imha isleminde, kisisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.

Ilgili kisi, Kanunun 13’üncü maddesine istinaden Deafinity Teknoloji Ticaret Ltd. Sti’ye basvurarak kendisine ait kisisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiginde;

Kisisel verileri isleme sartlarinin tamami ortadan kalkmissa; Deafinity Teknoloji Ticaret Ltd. Sti talebe konu kisisel verileri talebi aldigi günden itibaren 30 (otuz) gün içinde gerekçesini açiklayarak uygun imha yöntemi ile siler, yok eder veya anonim hale getirir. Deafinity Teknoloji Ticaret Ltd. Sti’nin talebi almis sayilmasi için ilgili kisinin talebini Kisisel Verilerin Islenmesi ve Korunmasi Politikasina uygun olarak yapmis olmasi gerekir. Deafinity Teknoloji Ticaret Ltd. Sti, her halde yapilan islemle ilgili ilgili kisiye bilgi verir.

Kisisel verileri isleme sartlarinin tamami ortadan kalkmamissa, bu talep Deafinity Teknoloji Ticaret Ltd. Sti tarafindan Kanunun 13’üncü maddesinin üçüncü fikrasi uyarinca gerekçesi açiklanarak reddedilebilir ve ret cevabi ilgili kisiye en geç otuz gün içinde yazili olarak ya da elektronik ortamda bildirilir.

3.4. IMHA ISLEMININ HUKUKA UYGUNLUGUNUN DENETIMI

Deafinity Teknoloji Ticaret Ltd. Sti gerek talep üzerine gerekse periyodik imha süreçlerinde re’sen gerçeklestirdigi imha islemlerini Kanuna, sair mevzuata, Kisisel Verilerin Islenmesi ve Korunmasi Politikasina ve isbu Kisisel Veri Saklama ve Imha Politikasina uygun olarak yapar.

Deafinity Teknoloji Ticaret Ltd. Sti, imha islemlerinin bu düzenlemelere uygun olarak yapildigini temin etmek amaciyla Kisisel Verilerin Korunmasi ve Islenmesi Politikasinda belirtildigi üzere birtakim idari ve teknik tedbirler almaktadir.

Deafinity Teknoloji Ticaret Ltd. Sti, isbu politikada yer alan her bir imha yöntemine uygun teknik araç ve ekipman bulundurur.

Deafinity Teknoloji Ticaret Ltd. Sti, imha islemlerinin yapildigi yerin güvenligini saglamaktadir.

Deafinity Teknoloji Ticaret Ltd. Sti, imha islemini yapacak yetkin ve tecrübeli elemanlar istihdam eder ya da gerektiginde yetkin üçüncü kisilerden hizmet alir.

Deafinity Teknoloji Ticaret Ltd. Sti, imha islemini yapacak çalisanlarinin bilgi güvenligi, kisisel veriler ve özel hayatin gizliligi konularinda farkindaliklarinin artirilmasi ve bilinçlendirilmesi için çalismalar yapar.

Deafinity Teknoloji Ticaret Ltd. Sti, bilgi güvenligi, özel hayatin gizliligi, kisisel verilerin korunmasi ve güvenli imha teknikleri alanindaki gelismeleri takip etmek ve gerekli aksiyonlari almak üzere hukuki ve teknik danismanlik hizmeti alir.

Deafinity Teknoloji Ticaret Ltd. Sti, teknik ya da hukuki gereklilikler nedeniyle imha islemini üçüncü kisilere yaptirdigi durumlarda ilgili üçüncü kisilerle kisisel verilerin korunmasi amaciyla protokoller imzalar, ilgili üçüncü kisilerin bu protokollerdeki yükümlülüklerine uymasi için gerekli tüm özeni gösterir.

Deafinity Teknoloji Ticaret Ltd. Sti, imha islemlerinin hukuka ve isbu Kisisel Veri Saklama ve Imha Politikasinda belirtilen sart ve yükümlülüklere uygun olarak yapilip yapilmadigini düzenli olarak denetler, gereken aksiyonlari alir.

4. GÜNCELLEME VE UYUM

Deafinity Teknoloji Ticaret Ltd. Sti, Kanunda yapilan degisiklikler nedeniyle, Kurum kararlari uyarinca ya da sektördeki ya da bilisim alanindaki gelismeler dogrultusunda Kisisel Verilerin Islenmesi ve Korunmasi Politikasinda ya da isbu Kisisel Veri Saklama ve Imha Politikasinda degisiklik yapma hakkini sakli tutar.

Isbu Kisisel Veri Saklama ve Imha Politikasinda yapilan degisiklikler derhal metne islenir ve degisikliklere iliskin açiklamalar politikanin sonunda açiklanir.